Archives
Kỹ năng giao tiếp trong công sở
Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau. Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết để thành công khi giao tiếp nơi công sở. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp ở nơi làm việc: Chú ý vào "nội dung trao đổi" chứ không phải "người phát ngôn" Đôi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt. Nếu bạn đã có thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng nghe thông tin mà họ chia sẻ. Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoại qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện. Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng "quan trọng là họ nói gì chứ không phải họ là ai"! "Tại sao" chứ không chỉ là "cái gì"? Một khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. Ví dụ: sếp bạn ra thông báo kể từ đầu năm nay, công ty áp dụng giờ làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8 giờ đến 9 giờ và không quá 9 giờ. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dung thông tin, bạn có thể sẽ cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu tự đặt câu hỏi "tại sao" bạn sẽ hiểu thêm và thấy được lợi ích của quy định này. Giờ làm việc như vậy sẽ giúp bạn linh động về thời gian làm việc hơn và thử nghĩ xem, lỡ có bị kẹt xe thì bạn cũng sẽ tránh được việc đi làm trễ giờ. Lắng nghe rồi mới đánh giá Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe. Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngoài ra, những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn. Thông tin đơn giản và dễ hiểu Nghĩa là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thông tin. Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt được hiệu quả giao tiếp. Tiếp nhận phản hồi Việc chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích người kia phản hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm bắt được vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từ đó bạn sẽ khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi sai hoặc hiểu lầm. Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn. Lưu ý cấp bậc trong giao tiếp Bạn cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó.ới các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. |
Người Kết Nối 's Blog: 2011 - Kỹ năng giao tiếp trong công sở
BẠN CÓ NÓI HAY?
“Nói chuyện” có dễ không? Chắc hẳn bạn sẽ trả lời ngay là “Dễ ợt! Ai sinh ra mà không biết nói.” Nhưng vấn đề ở đây là “nói” như thế nào cho hiệu quả, và đó lại là chuyện khác. Có thể bạn không thể nói thật hay như những diễn giả, nhưng khi đã nói bạn phải đạt được mục tiêu mình mong muốn. Sau đây là những thủ thuật giúp bạn tạo thêm “trọng lượng” cho lời nói của mình. Chuẩn bị trước
Giọng điệu
Nuốt chữ
Tránh lặp lại
“Nói” và “nói hay” là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau phải không bạn? Hy vọng những thủ thuật trên có thể giúp bạn không phải “uốn lưỡi bảy lần trước khi nói”.
Nên chuẩn bị trước và hiểu rõ những gì bạn định nói với người khác. Hãy chuẩn bị dàn bài trong đầu, những gì cần nói trước và những gì nói sau. Nguyên tắc là bạn nên trình bày những điều quan trọng nhất đầu tiên, sau đó mới đến những ý “râu ria” bổ sung. Nếu không người khác khó mà nắm bắt được ý của bạn. Và hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ những gì mình định nói, vì nếu bạn không hiểu thì làm sao người khác hiểu được.
Đi thẳng vào vấn đề
Bạn đừng bao giờ đi vòng vèo rồi mới nói tới vấn đề chính. Ví dụ, khi người khác hỏi công việc của bạn thế nào; bạn hãy bắt đầu từ ngày hôm nay, thay vì “Thứ hai đầu tuần tôi…”. Không ai đủ kiên nhẫn để nghe những chuyện họ không quan tâm cả.
Kiểm soát tốc độ
Kiểm soát được tốc độ nói sẽ giúp bạn cải thiện được chất lượng lời nói của mình. Số lượng từ nói trong mỗi phút nên dao động khoảng 130 đến 150 từ. Tránh nói quá nhanh hoặc quá chậm. Nói quá nhanh khiến người nghe không thể theo kịp những gì bạn nói. Trong khi nói quá chậm và kéo dài lê thê khiến người nghe trở nên mệt mỏi, chán nản và dễ dàng đoán được những gì bạn sắp nói.
Giọng nói cùng với từ ngữ bạn sử dụng là hai trong những yếu tố quyết định sự thành bại khi bạn nói chuyện với người khác. Ví dụ, khi thông báo những tin vui thì nên nói với giọng vui vẻ và hào hứng; đối với quyết định quan trọng thì nên nghiêm khắc và trịnh trọng.
Nuốt chữ là một xu hướng khá phổ biến trong giao tiếp. Tuy nhiên việc này có thể khiến người khác phải suy nghĩ nhiều hơn để hiểu những gì bạn nói. Khi giao tiếp bằng tiếng Anh, bạn nên lắng nghe thật cẩn thận vì người bản xứ nuốt chữ khá nhiều. Bạn cũng vậy, nếu bạn nuốt các âm cuối của các từ tiếng Anh, người khác sẽ không hiểu được bạn muốn nói gì đâu. Ví dụ card (có âm d sau cùng), nếu không phát âm đúng bạn sẽ biến từ này thành chiếc xe hơi đó (car).
Trừ khi người đối diện không nghe kịp hay ra hiệu cho biết là không hiểu, bạn đừng nên lặp lại những gì đã nói. Chỉ nên trình bày vấn đề một lần và chuyển qua những phần khác.
SỨC MẠNH CỦA LỜI NÓI
Một bầy ếch đi dạo trong rừng và có hai con bị rơi xuống một cái hố sâu. Tất cả các con ếch còn lại trong bầy đều bu quanh miệng hố để kéo chúng lên. Nhưng khi thấy cái hố quá sâu, cả bầy liền nói với hai con ếch rằng chúng chỉ còn nước chết mà thôi. Hai con ếch bỏ ngoài tai những lời bình luận đó và cố hết sức nhảy lên khỏi hố. Những con ếch kia lại nói với chúng đừng nên phí sức, rằng chúng chỉ còn nước chết. Sau cùng, một con ếch phía dưới nghe theo những gì cả bầy đã nói, nó bỏ cuộc và ngã lăn ra chết trong sự tuyệt vọng. Con ếch còn lại tiếp tục cố gắng nhảy. Một lần nữa cả bầy xúm lại và thét lên khuyên nó hãy thôi. Nó càng nhảy mạnh hơn nữa. Cuối cùng nó nhảy được lên bờ. Cả bầy vây quanh và hỏi nó: "Anh không nghe tụi tôi nói gì hay sao?". Thì ra con ếch này bị nặng tai. Nó tưởng cả bầy ếch đã động viên nó suốt khoảng thời gian vừa qua. Có một sức mạnh sống và chết nơi miệng lưỡi chúng ta. Một lời động viên khích lệ cho một người đang bế tắc có thể vực người ấy dậy và giúp anh ta vượt qua khó khăn. Nhưng cũng lời nói có thể giết chết một người trong cơn tuyệt vọng. Do đó, hãy cẩn thận với những gì chúng ta nói ra. Bất kỳ người nào cũng có thể nói những lời hủy diệt để cướp đi tinh thần của những người đang ở trong hoàn cảnh khốn khó. Quý báu thay là những ai dành thì giờ để động viên và khích lệ người khác.
Lời tựa của tác giả - Bí mật tình yêu
Tôi thường đón chào ngày mới bằng cách nghe tin tức. Ở khắp nơi trên thế giới này, mỗi ngày xảy ra biết bao nhiêu điều đau lòng. Tôi nghe nói về một người chạy bộ bị trấn lột trong công viên, một gã tâm thần bắn bị thương một đứa trẻ tội nghiệp, một anh chàng bóp cổ vợ mình vì ghen tuông mù quáng, rồi những vụ bạo động, giết người... Mặc dầu ngày nào cũng phải nghe những tin tức đáng buồn này, tôi vẫn chọn lựa cách đối mặt với thế giới trong tư thế của một người tràn đầy tình yêu. Một số người khó có thể chấp nhận ý nghĩ tình yêu là một sự lựa chọn. Điều này dường như trái ngược với lý thuyết chung về tình yêu lãng mạn, trong đó cho rằng tình yêu là một bản tính bẩm sinh và có thể chiếm lĩnh tâm hồn ta vào bất kỳ lúc nào, bất kể ta có muốn hay không. Lý thuyết này luôn khẳng định tình yêu là một sức mạnh kỳ diệu sẽ giúp chúng ta thoát khỏi đau khổ và giải quyết mọi rắc rối, vì bản chất tình yêu là như thế. Đúng là trong một phạm vi nào đó, tình yêu là do cơ duyên, nhưng nó cần được gợi lên, được học hỏi và chiêm nghiệm nếu muốn nó mang lại cho chúng ta nguồn hạnh phúc đích thực và dài lâu. Nhìn vào cuộc sống của bản thân, tôi thấy mình có được niềm hạnh phúc và vui sống đến thế là nhờ vào hơn 25 năm nghiên cứu về tình yêu của mình. Tôi vẫn thường bị nhiều người cho là quá lãng mạn, lãng mạn đến mức không thể cứu chữa được. Nhưng cho đến tận bây giờ tôi vẫn có thể nói với bạn rằng đó là một lợi thế, chứ không phải là một sự thiệt thòi. Tình yêu chính là phương cách diệu kỳ đã biến cuộc đời tôi thành một tuyệt tác sống động và lý thú nhất. Thỉnh thoảng tình yêu cũng làm cho cuộc sống của tôi bị xáo trộn, nhưng tôi phát hiện ra rằng cũng chính tình yêu sẽ chữa lành những vết thương đau khổ nhất. Và dù cho có phải sống với một trái tim rỉ máu thì vẫn còn tốt hơn là một trái tim không có cảm xúc. Nhưng tôi cũng không quá lãng mạn để tin rằng một người nào đó có thể thành công chỉ với sự dẫn dắt đơn thuần của con tim. Ngoài tình yêu chúng ta còn có lý trí. Tình yêu chỉ có thể mang lại hạnh phúc khi chúng ta biết học hỏi, phân tích và nghiên cứu nó một cách nghiêm túc vì những khát khao của chính mình. Đa số chúng ta thường thụ động chờ đợi, cho đến khi tự phát hiện ra rằng mình đang tuyệt vọng, đơn độc và đồng thời bị chế ngự bởi cảm giác bất lực trước những cảm xúc của riêng mình. Trong trường hợp đó, nhiều người chọn cách lao vào tình yêu vội vã và thiếu suy nghĩ như những con thiêu thân lao vào ánh lửa. Và kết quả là gì? Cô đơn và tuyệt vọng ngày càng lớn hơn, họ trở nên băng giá, ganh ghét và sợ hãi hơn với cuộc sống, bị suy nhược nhiều hơn cả về tinh thần và thể chất… Nói chung là khi chất chồng thất vọng trong tình yêu và không tìm ra được lối thoát, con người sẽ sống lãnh đạm hơn, phó mặc đời mình cho những nghi kị, thành kiến và đau khổ. Tôi mong muốn quyển sách này có thể giúp chúng ta thoát khỏi thế tiến thoái lưỡng nan đó. Quyển sách đưa ra những ý tưởng mà tôi hy vọng là sẽ gợi ý cho các bạn phân tích về tình yêu của mình một cách nghiêm túc, đem đến cảm giác phấn chấn và cuối cùng dẫn đến những hành động khích lệ sự đổi mới để chúng ta có được sự thành công trong tình yêu của các bạn. Tôi cố gắng diễn đạt những ý tưởng này theo những cách đơn giản và rõ ràng, nhấn mạnh bằng cách lặp lại một số những ý tưởng. Mặc dù trong quyển sách này gợi ý vô số điều suy ngẫm, nhưng quả thực tất cả những điều đó đều là các bộ phận của một khái niệm: TÌNH YÊU. Đúng vậy, tình yêu không phải là một ý niệm trừu tượng, thần bí và phức tạp. Nó là điều mà con người có thể đạt được bằng những kinh nghiệm hằng ngày, nhất là qua những lần thất bại và cả trong những khoảnh khắc thăng hoa của cảm xúc. Quyển sách này được dành riêng cho những con người háo hức tìm kiếm tình yêu, tìm kiếm những điều kỳ diệu nhất mà cuộc sống đã ban cho để chúng ta có thể sống tốt đẹp hơn, có thể khám phá, ươm mầm và khơi dậy những khả năng tuyệt vời của chính mình thông qua tình yêu. Tiến sĩ LEO BUSCAGLIA
BÍ QUYẾT CỦA NGƯỜI GIAO TIẾP THÀNH CÔNG
Đôi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt. Nếu bạn đã có thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng nghe thông tin mà họ chia sẻ. Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoại qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện. Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng “quan trọng là họ nói gì chứ không phải họ là ai”!
Một khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. Ví dụ: sếp bạn ra thông báo kể từ đầu năm nay, công ty áp dụng giờ làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8 giờ đến 9 giờ và không quá 9 giờ. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dung thông tin, bạn có thể sẽ cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu tự đặt câu hỏi “tại sao” bạn sẽ hiểu thêm và thấy được lợi ích của quy định này. Giờ làm việc như vậy sẽ giúp bạn linh động về thời gian làm việc hơn và thử nghĩ xem, lỡ có bị kẹt xe thì bạn cũng sẽ tránh được việc đi làm trễ giờ.
Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe.
Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngoài ra, những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn.
Nghĩa là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thông tin. Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt được hiệu quả giao tiếp.
Việc chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích người kia phản hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm bắt được vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từ đó bạn sẽ khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi sai hoặc hiểu lầm.
Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn.
Bạn cũng nên lưu ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vần đề đó.
Người Kết Nối 's Blog: 2011 - BÍ QUYẾT CỦA NGƯỜI GIAO TIẾP THÀNH CÔNG
Làm cách nào để tự tin nói những lời khó nói ?
Người Kết Nối 's Blog: 2011 - Làm cách nào để tự tin nói những lời khó nói ?
Người Kết Nối - about me
Người Kết Nối 's Blog: 2011 - Người Kết Nối - about me